Hvordan registrere medlemmer

Medlemsregistrering: Hvordan registrere medlemmer?

KFUK-KFUM er en medlemsorganisasjon av enkeltmedlemmer og medlemsgrupper for barn, ungdom og voksne. De som vil være medlem betaler kontingent hvert år. I grupper, idrettslag og hovedforeninger er det styret/ansvarlige voksenleder som registrerer dem som vil være med på medlemslista. Dette skjer i Connect KFUK-KFUM - vårt nettbaserte verktøy for frivillige.

Hvorfor registrere medlemmer?

Det er flere grunner til at vi som en medlemsbasert organisasjon trenger å vite hvilke medlemmer vi har:

  • Vi ønsker å utvikle gode tilbud til våre medlemmer og for å kunne gjøre det må vi vite hvem medlemmene er.
  • Vi trenger navn og kontaktinfo for å kunne fortelle medlemmene om alle aktivitetene de kan delta på i vår organisasjon i Norge og i andre land
  • Dokumenterte medlemslister er avgjørende for å få statsstøtte. Staten gir oss penger , både lokalt og sentralt, for medlemmer i alderen 0-26 år som betaler kontingenten sin. Det er også viktig at at grupper praktiserer demokrati gjennom valg av styre/styreleder.
  • Vi tror på ungt ansvar, der unge har fulle demokratiske medlemsrettigheter, og til dette trenger vi medlems- og styreoversikter.
  • Medlemstall er også viktig når vi forteller givere og andre organisasjoner om alt det utrolige som skjer hos oss.

HVEM KAN REGISTRERE MEDLEMMER OG OPPDATERE STYRE/VERV

Det er ansvarlig voksenleder og gruppas eventuelle styre som har ansvar for å registrere medlemmer. Alle personer som står registrert i KFUK-KFUMs database med vervet ansvarlig voksenlede, styreleder eller styremedlem kan logge seg på Connect KFUK-KFUM og her få tilgang til medlemslista og styreoversikt med mer.

HVOrdan REGISTRERE MEDLEMMER

Inne i Connect KFUK-KFUM finner du "Organisasjon". Her er det lenke til grupper, hovedforeninger/idrettslag/krets der du har tillitsverv. Via "Hurtignavigering" eller "Oversikt" finner medlemsslista. 

Registrer nye

Gå inn på "Legg til nytt medlem" og registrer nye medlemmer med fullt navn, fødselsdato og full adresse. Det er veldig lurt å legge inn epost og SMS også, da dette letter din/vår kommunikasjon med medlemmet. VI anbefaler også å registrere minst en foresatt/pårørende med navn og mobilnummer/epostadresse.

Når medlemmet er registrert på medlemslista, vil KFUK-KFUM produsere og utstede medlemsgiro til medlemmet - se hvordan medlemskontingenten tas inn i KFUK-KFUM

Få oversikt

 Medlemslista gir deg oversikt over

  • hvem som står registrert med en medlemskapsavtale i gruppa
  • startdato for når avtalen ble opprettet
  • medlemmenes fulle navn, fødselsdato, adresse, evn mobilnr/epost og foresatt epost/mobilnummer
  • «Siste betaling» viser når KFUK-KFUMs Forbundskontor fikk inn medlemskontingent fra medlemmet 
  • «Gjelder til» viser hvor lenge medlemskapet er gyldig/betalt for 
Du kan enkelt korrigere adresse, mobilnr, epostadresse.

Du kan ikke selv endre medlemmers fornavn/etternavn, meld inn eventuelle feil til medlemsservice på medlem@kfuk-kfum.no. 

Hvis du skal melde ut en person, velg person i lista, se medlemmets personvindu og benytt «meld ut» nede til venstre.

Det finnes og knapper du kan klikke på for å se avsluttede medlemskap og eksportere lister til excel og pdf.

Oppdatér styreoversikten (Viktig for FRIFOND)

Lenken «Styre/medarbeidere» viser hvem i gruppa som står registrert med styreverv eller som har andre verv i gruppa. OBS! Alle grupper som har 3 eller flere på 15 år eller eldre på medlemslista, må ha et styre valgt av og blant medlemmene for å få FRIFOND. Alle grupper må ha en ansvarlig voksenleder over 18 år som er medlem av Norges KFUK-KFUM og som har signert utvidet egenerklæring
Du oppdaterer styret og andre medarbeidere ved å 
  • trykke  «+ Ny medarbeider» øverst 
  • Trykk på person-feltet, og søk opp personen du ønsker å legge til ved å skrive inn i «Filter…»-feltet
  • Dukker ikke den personen du skal legge inn opp, kan du legge til personen manuelt ved å trykke «Finner ikke». OBS: Styremedlemmer må være registrert som medlemmer først, altså må du legge dem inn i medlemslisten før du registrerer et verv på dem.
  • Trykk «Rolle» for å velge hva slags verv den skal ha. Styrevervene er: Styreleder og styremedlem. Kun en person kan være registrert som Styreleder. 
  • Skriv inn evt tittel på vervet i «Arbeidsområde», for eks «Kasserer», «Nestleder» og lignende. • Har personen flere verv/oppgaver i enheten, opprett disse som flere verv. (Et styremedlem er kanskje også dirigent, dette bør da lagres som to forskjellige verv) 
  • OBS: Når du oppretter et nytt verv, settes fra-dato automatisk til dags dato. Dersom du fyller inn informasjon som er opprettet bakover i tid, må du endre «Fra dato» etter at vervet er opprettet. Dette er kun mulig å endre i 24 timer etter at vervet er opprettet.
  • For å avslutte et verv setter du inn riktig dato for når vedkommende trådte ut av vervet i feltet "Til dato". trykke «Legg til styre/medarbeider»