Hvordan registrere medlemmer

Medlemsregistrering: Hvordan registrere medlemmer?

KFUK-KFUM er en medlemsorganisasjon av enkeltmedlemmer og medlemsgrupper for barn, ungdom og voksne. De som vil være medlem betaler kontingent hvert år. I grupper, idrettslag og hovedforeninger er det styret/ansvarlige voksenleder som registrerer dem som vil være med på medlemslista. Dette skjer i Connect KFUK-KFUM - vårt nettbaserte verktøy for frivillige.

Hvorfor registrere medlemmer?

Det er flere grunner til at vi som en medlemsbasert organisasjon trenger å vite hvilke medlemmer vi har:

  • Vi ønsker å utvikle gode tilbud til våre medlemmer og for å kunne gjøre det må vi vite hvem medlemmene er.
  • Vi trenger navn og kontaktinfo for å kunne fortelle medlemmene om alle aktivitetene de kan delta på i vår organisasjon i Norge og i andre land
  • Dokumenterte medlemslister er avgjørende for å få statsstøtte. Staten gir oss penger , både lokalt og sentralt, for medlemmer i alderen 0-26 år som betaler kontingenten sin. Det er også viktig at at grupper praktiserer demokrati gjennom valg av styre/styreleder.
  • Vi tror på ungt ansvar, der unge har fulle demokratiske medlemsrettigheter, og til dette trenger vi medlems- og styreoversikter.
  • Medlemstall er også viktig når vi forteller givere og andre organisasjoner om alt det utrolige som skjer hos oss.

HVEM KAN REGISTRERE MEDLEMMER OG OPPDATERE STYRE/VERV

Det er ansvarlig voksenleder og gruppas eventuelle styre som har ansvar for å registrere medlemmer. Alle personer som står registrert i KFUK-KFUMs database med vervet ansvarlig voksenleder, styreleder eller styremedlem kan logge seg på Connect KFUK-KFUM og her få tilgang til medlemslista og styreoversikt med mer. Det er også mulig å gi annen voksen vervet Assisterende ansvarlig voksenleder som kan gjøre jobben,\.

HVOrdan REGISTRERE MEDLEMMER

Inne i Connect KFUK-KFUM finner du "Organisasjon". Her er det lenke til grupper, hovedforeninger/idrettslag/krets der du har tillitsverv. Via "Hurtignavigering" eller "Oversikt" finner medlemsslista. 

Registrer nye

Gå inn på "Legg til nytt medlem" og registrer nye medlemmer med

  • fullt navn
  • fødselsdato
  • full adresse. 
  • Kontaktinfo som epostadresse og SMS. Dette letter din/vår kommunikasjon med medlemmet.
  • Minst en foresatt/pårørende med navn, mobilnummer, epostadresse.

Når medlemmet er registrert på medlemslista, vil KFUK-KFUM produsere og utstede medlemsgiro til medlemmet - se hvordan medlemskontingenten tas inn i KFUK-KFUM

Få oversikt

 Medlemslista gir deg oversikt over

  • hvem som står registrert med en medlemskapsavtale i gruppa
  • startdato for når avtalen ble opprettet
  • medlemmenes fulle navn, fødselsdato, adresse, evn mobilnr/epost og foresatt epost/mobilnummer
  • «Siste betaling» viser når KFUK-KFUMs Forbundskontor fikk inn medlemskontingent fra medlemmet 
  • «Gjelder til» viser hvor lenge medlemskapet er gyldig/betalt for 
Du kan enkelt korrigere adresse, mobilnr, epostadresse.

Du kan ikke selv endre medlemmers fornavn/etternavn, meld inn eventuelle feil til medlemsservice på medlem@kfuk-kfum.no. 

Hvis du skal melde ut en person, velg person i lista, se medlemmets personvindu og benytt «meld ut» nede til venstre.

Det finnes og knapper du kan klikke på for å se avsluttede medlemskap og eksportere lister til excel og pdf.

Oppdatér styreoversikten (Viktig for FRIFOND)

Lenken «Styre/medarbeidere» viser hvem i gruppa som står registrert med styreverv eller som har andre verv i gruppa. OBS! Alle grupper som har 3 eller flere på 15 år eller eldre på medlemslista, må ha et styre valgt av og blant medlemmene for å få FRIFOND. Alle grupper må ha en ansvarlig voksenleder over 18 år som er medlem av Norges KFUK-KFUM og som har signert utvidet egenerklæring
Du oppdaterer styret og andre medarbeidere ved å 
  • trykke  «+ Ny medarbeider» øverst 
  • Trykk på person-feltet, og søk opp personen du ønsker å legge til ved å skrive inn i «Filter…»-feltet
  • Dukker ikke den personen du skal legge inn opp, kan du legge til personen manuelt ved å trykke «Finner ikke». OBS: Styremedlemmer må være registrert som medlemmer først, altså må du legge dem inn i medlemslisten før du registrerer et verv på dem.
  • Trykk «Rolle» for å velge hva slags verv den skal ha. Styrevervene er: Styreleder og styremedlem. Kun en person kan være registrert som Styreleder. 
  • Skriv inn evt tittel på vervet i «Arbeidsområde», for eks «Kasserer», «Nestleder» og lignende. • Har personen flere verv/oppgaver i enheten, opprett disse som flere verv. (Et styremedlem er kanskje også dirigent, dette bør da lagres som to forskjellige verv) 
  • OBS: Når du oppretter et nytt verv, settes fra-dato automatisk til dags dato. Dersom du fyller inn informasjon som er opprettet bakover i tid, må du endre «Fra dato» etter at vervet er opprettet. Dette er kun mulig å endre i 24 timer etter at vervet er opprettet.
  • For å avslutte et verv setter du inn riktig dato for når vedkommende trådte ut av vervet i feltet "Til dato". trykke «Legg til styre/medarbeider»