ikon

Personvern i KFUK-KFUM

Sist oppdatert: 16. november 2021

Personopplysninger i KFUK-KFUM.

For å kunne være en levende organisasjon trenger vi personopplysninger om våre medlemmer og støttespillere. Informasjon om deltagelse på arrangement, sikkerhet ved arrangement, utfordring til aktiv deltagelse og støtte, samt kontingentinnbetaling – er noen stikkord som begrunner våre behov for personopplysninger.

GDPR, EUs retningslinjer for personvern gjelder også for organisasjoner som KFUK-KFUM. LNU – Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner – sin veileder i GDPR-arbeid definerer personopplysninger som følger: «En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person». GDPR skiller også mellom personopplysninger og sensitive personopplysninger. Nedenfor finnes det informasjoner om / vurderinger av de to typene av personopplysninger.

Hovedkilden til personopplysninger finnes i vårt medlemssystem Connect. Ut fra ens rolle - f.eks. ansatt, styreleder eller voksenleder - har en tilgang til ulike opplysninger. Som daglig leder i en krets har en kun tilgang til personopplysninger på medlemmer tilknyttet arbeid i egen krets. Et annet eksempel; det er kun noen få ansatte i Økonomiavdelingen og HR-avdelingen som har tilgang til hele fødsels- og personnummeret som de trenger i forbindelse med skatterapportering på gaver, sykemeldinger til Nav, skatt på lønn etc.

Nedenfor finnes en oversikt over hvilke personopplysninger vi har i vårt medlemsprogram Connect om våre medlemmer, givere og ansatte.

Et sentralt punkt innen GDPR er samtykke. En person må gi et aktivt samtykke til bruken av personopplysningene. Samtykket må være mulig å dokumentere, frivillig og kunne trekkes tilbake. Ved betaling av kontingent gis følgende beskjed på fakturaen: «www.kfuk-kfum.no/gdpr/medlem viser personopplysninger vi har på våre medlemmer. Betalt kontingent tar vi som en bekreftelse fra deg på at vi kan bruke personopplysningene som angitt». Det jobbes med en tilsvarende informasjon til våre givere.

I forbindelse med rekruttering av medlemmer trenger en både navn, fødselsdato, mobilnummer og e-postadresse. En må da signalisere at disse opplysningen kun nå brukes i tilknytning til registrering av medlemskap. Fra registrering, f.eks. på en ungdomsklubb «hvem vil bli medlem» til kontingenten er betalt mangler vi det skriftlige samtykket. Her må «det praktiske livet» få styre slik at det blir mulig «å gjøre jobben» inntil samtykket foreligger samtidig med betalingen av kontingent. Se avsnittet over.

Dersom noen ikke lenger ønsker å stå som medlem / stå i giverregisteret hos KFUK-KFUM / at deres personopplysninger skal være lagret hos oss og bli brukt som angitt, kan en ta kontakt med medlem@kfuk-kfum.no Vedkommende vil da bli slettet, men dersom vedkommende har deltatt på et kurs hvor deltagelsen var en del av støttegrunnlaget, f.eks. fra Frifond, må vi beholde opplysningene i inntil fem år før vi kan slette dem fullstendig. E-postadresse, postadresse og mobilnummer vil ikke bli brukt i den perioden.

Informasjoner til medlemmer under 18 år blir vurdert ut fra relevans. Dersom foreldre / foresatt ikke ønsker at epostadresse eller mobilnummer skal brukes som kommunikasjonskanal for organisasjonen til barnet kan medlemsservice kontaktes på  medlem@kfuk-kfum.no


Personopplysninger, med begrunnelse for hvorfor vi har dem.

Navn
Vi opererer med personlige medlemsskap. 

Fødselsdato
Nasjonal grunnstøtte, støtte fra Fordelingsutvalget, samt enkelte lokale støtteordninger beregnes ut fra alder. Ulik alder gir ulike rettigheter, f.eks. har barn fra 15-årsalder lov til å melde seg inn og ut av foreninger.
For medlemmer opp til 15 år går krav om kontingent til foreldrene / foresatte, for medlemmer mellom 15 og 18 år går kravet både til foreldrene / foresatte og til medlemmet selv.  

Fødsels- og personnummer
Opplysninger som trenges for innberetning av gaver med tanke på skattereduksjon. Kun et fåtall ansatte i administrasjonen ved Forbundskontoret har tilgang til fullt personnummer.

Adresse
Til eventuelle papirforsendelser, samt at støtte til f.eks. kurs kan være avhengig av deltagelse fra minimum tre fylker. Kretser / regioner som omfatter flere fylker kan ha egne støtteordninger som kun gjelder medlemmer fra et fylke.

E-postadresse og mobilnummer
Våre viktigste kommunikasjonskanaler. Til praktisk informasjon i tilknytning til arrangementer, anmodning om kontingent og gaver, kampanjeinformasjoner, andre informasjoner.

Pårørendes navn, e-post og mobilnr
Hovedkontaktperson for f.eks. barns kontingent.
Ved deltagelse på arrangement krever vi informasjon om pårørende for å kunne kontakte dem ved eventuelle uhell / sykdom.

Enhetsinfo / hvor medlem / historikk
For beregning av støtte som går på antall medlemmer i ulike enheter, samt støtterapporteringer.

Om arrangement / historie
Om arrangement en er påmeldt til, samt arrangement en har deltatt på. Arrangement type kurs kan være støtteberettiget. Ved kontroll må derfor deltagerliste beholdes inntil fem år.

Betalingshistorikk - arrangement, gaver, kontingent, skatteinnberetning
Ut fra regnskapslovens bestemmelser må disse opplysningene beholdes i fem år.

Roller - ansvarlig voksenleder, styreleder, medarbeider på arrangement, revisor
Ledere kan ha ulike roller. Det er det viktig å ha oversikt over, både aktuelt og historisk.


Sensitive personopplysninger

LNUs veileder i GDPR-arbeid definerer sensitive personopplysninger som følger: «En sensitiv personopplysning kan være om en persons helse, religiøse tilknytning, seksuell legning eller et fagforeningsmedlemskap».

For sensitive personopplysninger er det:

- strengere krav til begrunnelse for hvorfor de må hentes inn.

- strengere krav til begrunnelse for hvorfor / hvor lenge de må lagres.

- strengere krav til rask sletting etter at det ikke lenger er bruk for dem.

I forbindelse med KFUK-KFUMs virksomhet kan følgende sensitive personopplysninger være registrert:

1)    Helseopplysninger

A)   Ved påmelding til arrangement blir det spurt om følgende: Viktige opplysninger om deltaker: (Mathensyn, relevante helseopplysninger eller annen viktig info til arrangør). Begrunnelsen for å spørre om det er for å kunne legge til rette for at deltakere kan bli inkludert, tross helsemessige utfordringer og for å ivareta deres sikkerhet ved forhold som kan være en fare for liv og helse, f.eks. alvorlig allergi. Connect er nå rigget slik at alle disse opplysningene blir slettet etter at arrangementet er over.

B)   Vi har ingen helseopplysninger som oppbevares permanent, f.eks. funksjonsnedsettelse (bruker rullestol) / sansenedsettelse (f.eks. blind, døv). Dette er etter råd fra Norges Handikapforbund.

C)   I forbindelse med søknader og intervju til stillinger kan helsemessige opplysninger komme fram.

D)   Sykemeldinger, oppfølgingssamtaler med NAV. Her kan også helsemessige opplysninger komme fram.

De helsemessige opplysninger under punkt C og D er det HR-avdelingen som må forholde seg til, samt personer som deltar i intervju.

2)    Religiøs tilknytning

KFUK-KFUM er en livssynsåpen organisasjon. Det er ingen krav om religiøs tilknytning eller bekjennelse for å være medlem. Våre vedtekter §1-5 «Kristent lederskap» sier imidlertid følgende (utdrag): Alle enheter skal ha minst en ansvarlig voksenleder over 18 år som har fremvist politiattest og undertegnet «Utvidet egenerklæring for Norges KFUK-KFUM», inklusiv følgende erklæring: «Jeg tror på Jesus Kristus (…). Dette er en opplysning som sier noen om religiøs tilknytning. Det jobbes for en løsning hvor underskrivelsen av en slik ledererklæring må fornyes hvert tredje år, dersom en fortsatt har et verv i organisasjonen hvor vedtektene fordrer utvidet ledererklæring.

3)    Seksuell legning

KFUK-KFUM er åpent både for medlemskap og ansettelse uavhengig av seksuell legning. Derfor er det ingen steder hvor en slik opplysning skal være notert.

4)    Fagforeningsmedlemskap

Kjennskap til fagforeningsmedlemskap har kun tillitsvalgte i de ulike fagforeningene, samt lønnskonsulent dersom fagforeningskontingent blir trukket via lønnsslippen

5)    Politiattest

KFUK-KFUM har krav om at «alle ledere og medarbeidere over 15 år signerer «Egenerklæring for ledere i Norges KFUK-KFUM» og fremviser politiattest». I Connect registreres de som har fremvist godkjent politiattest. Dvs., hvis noen har en anmerkning på sitt rulleblad, slik at vedkommende ikke har godkjent politiattest, så står vedkommende registrert som «ikke levert politiattest» - på samme måte som de som ikke har fått ordnet med attest. Det finnes ikke noe «svarteliste» over personer som har anmerkninger på sitt rulleblad og hva anmerkningen består i.

De personopplysninger vi har i Connect må ikke utleveres til tredjepart. Dersom f.eks. en menighet skal informere om et arrangement som er et «rent» menighets-arrangement, uten tilknytning til KFUK-KFUM, så kan ikke de få bruke våre kontaktlister. Kommersielle aktører kan selvsagt heller ikke få reklamere for sine produkter ved hjelp av våre kontaktinformasjoner. 

Hvis du har noen spørsmål angående KFUK-KFUM og GDPR eller noen innspill til dette dokumentet?  Ta kontakt med generalsekretær Øystein Magelssen på gs@kfuk-kfum.no

06.09.2021. Øystein Magelssen, generalsekretær.  


til toppen
Ikon