Styret og styrets oppgaver

”Ungt ansvar, voksent nærvær”, lyder et gammelt slagord i KFUK-KFUM. Det betyr at vårt arbeid ikke bare skal være for unge mennesker, men at unge mennesker selv skal bestemme hvordan gruppa drives.

I KFUK-KFUM er styret de personene som er valgt av og blant medlemmene. Slik folk over 18 år i Norge bestemmer hvem som skal sitte på Stortinget og styre landet, slik skal også gruppas medlemmer avgjøre hvem som skal sitte i gruppas styre og lede gruppa. Det er det som er demokrati! Et godt fungerende styre gir medlemmene medbestemmelse og bidrar til å gjøre arbeidet i gruppa mer målrettet og effektivt slik at gruppa kan nå de målene den har satt seg.

HVEM KAN SITTE I STYRET?

De som skal være med i styret må være medlemmer i gruppa. Noen ganger er det er veldig mange som har lyst til å sitte i styret, andre ganger kan det være få eller ingen som stiller til valg. Man trenger ikke kunne noe om styrearbeid før man stiller som kandidat til styret, dette kan man lære etter hvert. Det viktigste er at man har lyst til å bruke litt av fritida si på å drive gruppa og at man vil jobbe for det som er best for gruppa. Da er det fellesskapet som står i fokus, ikke enkeltpersoners ønsker.

HVEM VELGER & HVORDAN VELGE ET STYRE?

Det er medlemmene i gruppa som bestemmer hvem som skal være med i styret og lede gruppas arbeid etter gruppas vedtekter. Det er det som er demokrati. Medlemmene velger styret på årsmøtet , gruppas høyeste demokratiske organ. Det sittende styret har ansvar for å kalle inn alle medlemmene til årsmøte minst 14 dager i forveien, og i innkallingen forteller styret blant annet hvem som stiller til valg.

Det vanligste er å ha valg på 4-6 styreplasser: en styreleder, en nestleder, og en eller flere styremedlemmer, gjerne med varamedlemmer som kan steppe inn ved behov. Er gruppa for både jenter og gutter, skal gruppa prøve å få like mange gutter som jenter i styret. Det er lurt å sørge for at ikke hele styret skiftes ut, slik at det alltid sitter noen med litt erfaring i styret. Det sikrer dere ved la for eksempel halvparten av styret stå på gjenvalg.

Selv om styret må ha forslag til kandidater som står på valg, er det også lurt å oppfordre årsmøtet til selv å foreslå medlemmer de ønsker skal med i styret. Det er flere måter å organisere stemmegivning på, se årsmøte En måte er å dele ut lapper/penner til alle på årsmøtet og be folk stemme anonymt.Tell opp stemmene, og VIPS så har du et demokratisk valgt styre.

HVA GJØR ET STYRE ? STYRETS OPPGAVER

Styret og ansvarlig voksenleder har ansvar for

at det blir ført medlemsliste og styreoversikt (det er denne lista KFUK-KFUMs medlemsservice tar utgangspunkt i når avdelingen produserer/utsteder medlemsgiroer til medlemmene, les om hvordan medlemskontingent tas inn)
å levere årsrapport
å lede gruppas arbeid i tråd med gruppas vedtekter og de mål årsmøtet evn har satt seg

Styrearbeid handler om å være med å bestemme hva som skal være gruppas mål og legge en plan for hvordan man skal nå dem. Eksempler på mål for en gruppe kan være å rekruttere flere medlemmer, større oppmøte på treninger eller øvelser, arrangere en musikal, skape bedre miljø i gruppa, skaffe penger til å dra på cup, få med mange på vinterfestival/SPEKTER. Som en del av organiseringen av arbeidet for å nå målene må styret fordele oppgaver og ansvarsområder.

STYREVERV, ANSVARSOMRÅDER OG ROLLER

Fordeling av oppgaver og ansvarsområder ansvarliggjør medlemmene i styret og skaper fremdrift i styrearbeidet.Styret kan selv på første styremøte bestemme hvordan det skal organisere sitt arbeide og hvilke oppgaver/ansvarsområder de ulike styremedlemmene skal ha. Nedenfor følger en liste over nødvendige verv og mulige roller. Alle rollene trenger selvfølgelig ikke være til stede for å ha et fullverdig styre. En person kan for eksempel ha flere oppgaver.

STYRELEDER

Grupper med demokratisk valgt styre må ha en styreleder. Styreleder kaller inn til og planlegger styremøtene, gjerne i samarbeid med nestleder. Hun/han leder styremøtet og tar imot epost/post og andre type henvendelser. Ansvarlig voksenleder eller (forrige) styreleder registrerer denne personen med vervet "Styreleder", se hvordan registrere medlemmer og oppdatere styret.

NESTLEDER

Grupper med demokratisk valgt styre bør ha en nestleder. Nestleder tar over styreleders ansvar dersom han/hun er borte og hjelper til der det trengs. Ansvarlig voksenleder eller (forrige) styreleder registrerer denne personen med vervet "nestleder", se hvordan registrere medlemmer og oppdatere styret.

KASSERER

Grupper kan ha et styre med kasserer. Kasserer sørger for å holde styr på gruppas økonomi. Det kan være å betale regninger for gruppas deltakelse på arrangement, for innkjøp av utstyr eller mat. Dersom gruppa har søkt om dispensasjon fra kravet om sentral innkreving av kontingent, innebærer det også å sørge for at medlemskontingent blir tatt inn av medlemmene, les mer om hvordan medlemskontingent tas inn og om hvordan søke dispensasjon . Kasserer fører også regnskap. Ansvarlig voksenleder eller styreleder registrerer denne personen med vervet "kasserer", se hvordan registrere medlemmer og oppdatere styret.

SEKRETÆR:

Grupper kan ha et styre der et av styremedlemmene får ansvar for å være sekretær. Sekretæren skriver referat fra styremøter og sender ut til alle styremedlemmene evn til alle medlemmene. Sekretæren kan og være den som oppdaterer medlemsliste. Ansvarlig voksenleder registrerer denne personen med vervet "styremedlem", som er det demokratisk valgte vervet, men kan i tillegg velge å gi vedkommende rollen "sekretær" for å tydeliggjøre ansvarsområdet, se hvordan registrere medlemmer og oppdatere styret.

PR-ANSVARLIG:

Grupper kan ha et styre der et av styremedlemmene får ansvar for å være PR-ansvarlig. Den PR-ansvarlige har gjerne ansvar for både internkommunikasjon med medlemmene og eksternkommunikasjon for å promotere gruppa overfor potensielle medlemmer eller publikummere etc. PR-ansvarlig bør informere medlemmene om alt som skjer i gruppa (semesterplan, øvelser/treninger, turer/festivaler og andre sosiale happenings) gjennom beskjeder face to face, sosiale medier eller sms, brosjyrer/plakater/infobrev. PR-ansvarlig kan med hell også promotere gruppa som tilbud, eller arrangementer i regi av gruppa overfor nærmiljøet. Ansvarlig voksenleder registrerer denne personen med vervet "styremedlem", som er det demokratisk valgte vervet, men kan i tillegg velge å gi vedkommende rollen "pr-ansvarlig" for å tydeliggjøre ansvarsområdet, se hvordan registrere medlemmer og oppdatere styret. Gruppa kan selvfølgelig ha PR-ansvarlige som ikke er valgt inn i styret også.

ANSVARLIG FOR TURER OG SOSIALE TILTAK:

Grupper kan ha et styre der et av styremedlemmene får ansvar for turer og andre sosiale tiltak. Vedkommende leder tur-/leirkomiteer og sørger for at det skjer andre sosiale ting, som for eksempel kveldsmat på trening/øvelser, skidag, filmkveld, spillkveld, "kle-seg-ut-kveld", eller andre aktiviteter som skiller seg fra det gruppa driver med til vanlig. Ansvarlig voksenleder registrerer denne personen med vervet "styremedlem", som er det demokratisk valgte vervet, se hvordan registrere medlemmer og oppdatere styret. Gruppa kan selvfølgelig ha sosialt ansvarlig som ikke er valgt inn i styret også.

DIRIGENT - BANDLEDER

I Ten Sing-grupper og annet musikkbasert arbeid er det flere steder vanlig med en musikalsk ansvarlig som for eksempel dirigent eller bandleder i styret. Vedkommende leder arbeidet med kor og band, bistår med å finne noter og musikk og liknende. Ansvarlig voksenleder registrerer denne personen med vervet "styremedlem", som er det demokratisk valgte vervet, men kan i tillegg velge å gi vedkommende rollen "dirigent" eller "bandleder" for å tydeliggjøre ansvarsområdet, se hvordan registrere medlemmer og oppdatere styret. Gruppa kan selvfølgelig ha dirigent eller bandleder som ikke er valgt inn i styret også.

STYREMØTER

Styret bør møtes jevnlig, kanskje en gang i måneden. Styreleder sender ut innkalling med forslag til saksliste. Bruk Skype ved lange avstander! Husk å skrive referat fra møtene. Del referatet med styret og resten av gruppa. Det kan være fint om voksenlederen er med på styremøtene – kanskje bare av og til.

VIKTIG ERFARING

I Norges KFUK-KFUM ønsker vi at unge mennesker skal ha medbestemmelsesrett og ta ansvar, og derfor er styrearbeid en viktig del av ledertreningen hos oss. Mange som har begynt som styremedlem i en lokal klubb eller Ten Sing-gruppe har fått nyttig ledererfaring de har tatt med seg til verv i annen KFUK-KFUM-sammenheng, i kirken og i andre steder.

▲ til toppen